XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU HỒI CÔNG NỢ NỘI BỘ CHO DOANH NGHIỆP – BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU?

Trong bối cảnh kinh doanh 2025, công nợ trở thành “vấn đề sống còn” của hầu hết doanh nghiệp. Nợ kéo dài không chỉ làm thiếu hụt dòng tiền, mà còn dẫn đến rủi ro phá sản, mất khả năng thanh toán, hoặc bị chiếm dụng vốn.

Một doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả bắt buộc phải có quy trình thu hồi công nợ nội bộ rõ ràng – dễ áp dụng – có trách nhiệm. Vậy doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu? Luật sư DFC chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn từ hàng nghìn vụ việc đã xử lý.

1. Vì sao doanh nghiệp nhất định phải có quy trình thu hồi công nợ nội bộ?

Không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng:

• Nhân viên kinh doanh “ngại đòi nợ”

• Không thống nhất cách theo dõi công nợ

• Mỗi phòng ban làm một kiểu, không ai chịu trách nhiệm cuối cùng

• Đến khi phát sinh tranh chấp thì chứng từ thiếu, dữ liệu sai, không đủ khởi kiện

???? 90% rủi ro nợ xấu xuất phát từ việc thiếu quy trình ngay từ đầu.

Quy trình thu hồi công nợ nội bộ giúp doanh nghiệp:

✔ Chủ động kiểm soát dòng tiền
✔ Phát hiện nợ xấu sớm
✔ Giảm xung đột với khách hàng
✔ Tăng khả năng thu hồi trước khi phải nhờ đến luật sư hoặc khởi kiện

2. Nguyên tắc khi xây dựng quy trình thu hồi công nợ

Một quy trình tốt phải đảm bảo:

1. Rõ người – rõ việc – rõ thời hạn (ai chịu trách nhiệm, deadline bao lâu)

2. Theo dõi liên tục, báo cáo định kỳ

3. Tự động hóa tối đa: phần mềm CRM, ERP, Google Sheet, cảnh báo nợ

4. Đủ chứng cứ để khởi kiện: hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn, đối chiếu công nợ

5. Tập trung thương lượng trước – pháp lý sau

3. 5 bước xây dựng quy trình thu hồi công nợ nội bộ cho doanh nghiệp

Bước 1: Phân loại công nợ – ưu tiên nợ có rủi ro cao

Doanh nghiệp cần phân nhóm:

• Nợ mới phát sinh (0–30 ngày)

• Nợ quá hạn nhẹ (30–60 ngày)

• Nợ rủi ro cao (trên 60–90 ngày)

• Nợ có dấu hiệu trốn tránh (quá hạn > 90 ngày)

Việc phân loại giúp lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Bước 2: Xây dựng bộ chứng từ chuẩn – đầy đủ ngay từ đầu

Đây là nhóm tài liệu Tòa án và cơ quan thi hành án luôn yêu cầu:

• Hợp đồng mua bán/dịch vụ

• Biên bản giao nhận hàng hóa

• Hóa đơn VAT

• Biên bản xác nhận công nợ

• Sao kê – chứng từ thanh toán

• Email và tin nhắn trao đổi

???? Thiếu 1 trong những tài liệu này sẽ giảm khả năng thu hồi tới 50%.

Bước 3: Thiết lập quy trình nhắc nợ nhiều tầng

1. Nhắc nợ lần 1 – mang tính hỗ trợ:

   • Thông báo sớm

   • Chủ động đề xuất kế hoạch thanh toán

2. Nhắc nợ lần 2 – quyết liệt hơn:

   • Gửi thư/email chính thức

   • Yêu cầu xác nhận công nợ

   • Đề nghị thời điểm thanh toán rõ ràng

3. Nhắc nợ lần 3 – pháp lý mềm:

   • Gửi công văn từ doanh nghiệp

   • Đặt thời hạn cuối cùng

4. Nhắc nợ lần 4 – pháp lý cứng:

   • Nhờ luật sư gửi thư cảnh báo

   • Yêu cầu cung cấp đầu mối làm việc

Bước 4: Đưa luật sư tham gia đàm phán – thương lượng

Luật sư giúp doanh nghiệp:

• Tăng sức nặng pháp lý

• Đẩy nhanh tiến độ

• Đánh giá khả năng trả nợ thật của bên mua

• Đưa ra các phương án: trả dần, chiết khấu, cam kết bảo đảm

Theo thống kê nội bộ của DFC:
72% các vụ thu hồi nợ được giải quyết thành công bằng thương lượng – không cần khởi kiện.

Bước 5: Quyết định khởi kiện đúng thời điểm “vàng”

Không phải nợ nào cũng nên khởi kiện sớm, nhưng:

• Khách hàng mất liên lạc

• Trốn tránh nghĩa vụ

• Không xác nhận công nợ

• Công ty có dấu hiệu giải thể, bỏ địa chỉ

Đây là thời điểm bắt buộc phải khởi kiện ngay để phong tỏa dòng tiền, ngăn tẩu tán tài sản.

Luật sư sẽ hỗ trợ:

• Soạn đơn khởi kiện

• Chuẩn bị hồ sơ chứng cứ

• Đại diện tại Tòa

• Thi hành án thu hồi nợ

4. Quy trình công nợ nội bộ phải có “người chịu trách nhiệm cuối cùng”

Doanh nghiệp thường gặp lỗi:

• Kinh doanh đẩy cho kế toán

• Kế toán đẩy cho giám đốc

• Không ai theo sát tiến độ

Giải pháp:

• Chỉ định 1 người phụ trách công nợ chính

• Phân quyền rõ ràng cho từng khâu

• Hàng tuần phải có báo cáo tình trạng nợ gửi Ban Giám đốc

5. Bộ quy trình mẫu – đề xuất của Luật sư DFC

Doanh nghiệp nên áp dụng bộ quy trình 6 phần:

1. Quy trình ký hợp đồng

2. Quy trình giao hàng – nghiệm thu

3. Quy trình phát hành hóa đơn – đối chiếu nợ

4. Quy trình nhắc nợ – xử lý quá hạn

5. Quy trình đàm phán – pháp lý

6. Quy trình thi hành án

 DFC có thể xây dựng bộ quy trình riêng phù hợp đặc thù từng doanh nghiệp: sản xuất – xây dựng – vận tải – phân phối – logistics – thương mại.

6. Dịch vụ hỗ trợ của Luật sư DFC

• Xây dựng quy trình thu hồi nợ nội bộ cho doanh nghiệp

• Kiểm soát – rà soát rủi ro công nợ

• Đại diện doanh nghiệp đàm phán thu hồi nợ

• Soạn công văn – cảnh báo pháp lý

• Khởi kiện – thi hành án thu hồi tài sản

Hotline: 0913.348.538 – Tư vấn nhanh 24/7
Website: https://luatsudfc.vn