Trong bối cảnh Hà Nội siết chặt quản lý xe tải, xe chuyên dùng hoạt động trong khu vực nội thành, nhiều doanh nghiệp bưu chính, logistics, vận tải và đơn vị cung ứng dịch vụ công ích bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin Giấy chấp thuận hoạt động tại cơ quan có thẩm quyền. Vậy hồ sơ xin Giấy chấp thuận hoạt động tại Sở Xây dựng Hà Nội gồm những gì? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất.

1. Căn cứ pháp lý về Giấy chấp thuận hoạt động

Thủ tục xin Giấy chấp thuận hoạt động được thực hiện theo Quyết định 01/2026/QĐ-UBND do UBND TP Hà Nội ban hành, quy định về quản lý hoạt động của xe tải, xe chuyên dùng trong khu vực hạn chế, bao gồm cả xe phục vụ dịch vụ bưu chính và các loại xe công ích khác.

Theo đó, Sở Xây dựng Hà Nội là cơ quan có thẩm quyền:

• Tiếp nhận hồ sơ;

• Thẩm định nhu cầu hoạt động;

• Cấp Giấy chấp thuận hoạt động cho phương tiện đủ điều kiện.

Công an thành phố Hà Nội là cơ quan có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản đối với:

• Xe ô tô tải thông dụng có khối lượng toàn bộ từ 2 tấn đến dưới 10 tấn,
• Hoạt động trong khung giờ hạn chế và theo lộ trình cụ thể trên địa bàn Thành phố Hà Nội.

2. Trường hợp nào phải xin Giấy chấp thuận hoạt động?

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải xin Giấy chấp thuận hoạt động nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Xe tải trên 2 tấn hoạt động trong khu vực nội thành Hà Nội;

• Xe chuyên dùng phục vụ:

  • dịch vụ bưu chính;

  • điện, nước, viễn thông;

  • vệ sinh môi trường;

  • công trình hạ tầng kỹ thuật;

• Xe công ích có nhu cầu hoạt động ngoài giờ cao điểm hoặc 24/24h;

• Xe cần hoạt động thường xuyên tại khu vực, tuyến đường hạn chế.

3. Hồ sơ xin Giấy chấp thuận hoạt động tại Sở Xây dựng Hà Nội gồm những gì?

3.1. Đơn đề nghị cấp Giấy chấp thuận hoạt động

• Lập theo mẫu quy định hoặc mẫu hướng dẫn của Sở Xây dựng;

• Ghi rõ:

  • Loại phương tiện;

  • Tải trọng;

  • Biển số xe;

  • Mục đích hoạt động (bưu chính, công ích…);

  • Khu vực, tuyến đường, khung giờ đề nghị cho phép hoạt động.

3.2. Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp/tổ chức

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương;

• Quyết định, hợp đồng hoặc tài liệu chứng minh chức năng cung ứng dịch vụ bưu chính/công ích (nếu có).

3.3. Hồ sơ phương tiện xin cấp phép

Đối với mỗi xe, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Bản sao Giấy đăng ký xe;

• Bản sao Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường còn hiệu lực;

• Thông tin kỹ thuật thể hiện tải trọng xe.

3.4. Phương án hoạt động của phương tiện

Đây là tài liệu rất quan trọng trong hồ sơ, thường quyết định việc có được cấp phép hay không, bao gồm:

• Nhu cầu vận chuyển thực tế;

• Tuyến đường di chuyển;

• Khung giờ hoạt động;

• Số lượng xe;

• Biện pháp đảm bảo an toàn giao thông, hạn chế ùn tắc.

3.5. Các giấy tờ bổ sung (nếu có)

Tùy từng loại hình, Sở Xây dựng có thể yêu cầu:

• Văn bản xác nhận nhiệm vụ công ích;

• Hợp đồng cung ứng dịch vụ bưu chính;

• Cam kết sử dụng xe đúng mục đích được cấp phép.

4. Quy trình nộp và giải quyết hồ sơ

 Bước 1: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ

Doanh nghiệp rà soát đầy đủ giấy tờ theo danh mục trên, tránh thiếu sót gây kéo dài thời gian xử lý.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp hoặc theo hình thức phù hợp tại Sở Xây dựng Hà Nội hoặc Công an thành phố Hà Nội;

• Một số trường hợp có thể nộp qua cổng dịch vụ công (tùy thời điểm áp dụng).

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

• Cơ quan có thẩm quyền xem xét:

  • tính hợp lệ của hồ sơ;

  • nhu cầu hoạt động;

  • tác động đến giao thông đô thị.

Bước 4: Nhận kết quả

• Được cấp Giấy chấp thuận hoạt động (nếu đủ điều kiện);

• Hoặc nhận văn bản trả lời nêu rõ lý do không chấp thuận.

5.Thời hạn hiệu lực của văn bản chấp thuận hoạt động

• Thời hạn hiệu lực của văn bản chấp thuận hoạt động phải nằm trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường của xe.

• Trường hợp:

  • Giấy chứng nhận kiểm định có thời hạn ngắn hơn thời hạn đề nghị chấp thuận,
    thì thời hạn của văn bản chấp thuận chỉ được cấp tương ứng với thời hạn còn lại của giấy kiểm định.

  Khi hết thời hạn hiệu lực, nếu phương tiện vẫn có nhu cầu tiếp tục hoạt động trong khu vực hạn chế, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin chấp thuận lại theo quy định

  6. Một số lưu ý quan trọng khi xin Giấy chấp thuận hoạt động

• Giấy chấp thuận chỉ có giá trị trong phạm vi, thời hạn tuyến đường và khung giờ được ghi nhận;

• Doanh nghiệp phải mang theo giấy phép khi lưu thông để xuất trình khi kiểm tra;

• Sử dụng sai mục đích hoặc vi phạm điều kiện ghi trong giấy phép có thể bị:

  • xử phạt hành chính;

  • thu hồi Giấy chấp thuận;

  • cấm hoạt động trong thời gian nhất định.

7. Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ làm hồ sơ xin Giấy chấp thuận hoạt động

Luật sư, đơn vị tư vấn pháp lý có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát điều kiện pháp lý của phương tiện;

• Soạn thảo trọn bộ hồ sơ xin Giấy chấp thuận hoạt động;

• Đại diện làm việc với Sở Xây dựng Hà Nội;

• Tư vấn phương án vận hành hợp pháp, hạn chế rủi ro xử phạt